De nombreuses entreprises utilisent actuellement la signature électronique. Elle est très facile à utiliser et présente de nombreux avantages. Pourtant, son utilisation peut remettre en question la sécurité des données personnelles traitées pendant le processus de signature. Dans ce cas, en tant que responsable du traitement des données, il est primordial de s’assurer que ces données sont traitées conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Identifiez le signataire
La première chose qui doit attirer votre attention est l’identité de la personne qui a accès au document à signer. Veillez à ce que cet accès ne soit accordé qu’à la personne à laquelle les documents sont réellement adressés en identifiant le signataire concerné. L’environnement en ligne vous permet d’effectuer cette identification de plusieurs manières sécurisées. Par exemple, un système d’identité national ou une carte d’identité, ou toute autre source qui fournit des services d’identification peut être utilisé.
Déterminez les périodes de conservation des données
Les périodes de conservation sont également des détails importants à vérifier pour améliorer la sécurité des catégories particulières de données à caractère personnel. Par conséquent, lors de la signature électronique de documents, tenez compte de la durée de conservation des documents que vous signez et de l’emplacement où il sera archivé par la suite.
Bien sûr, le processus est différent pour une solution « cloud » ou « sur site ». Grâce aux solutions cloud, vous pouvez stocker des documents signés dans le cloud. Elles vous fournissent également une intégration API pour connecter un logiciel d’e-signature à votre système de gestion de documents ou à un autre logiciel. Si vous voulez assurer une meilleure protection des données pour vos données, vous pouvez également choisir l’option intégration API. En effet, elle vous donne la possibilité d’enregistrer le document signé dans votre propre système une fois le processus de signature terminé. Cependant, vous devez vous assurer d’avoir configuré votre intégration API afin que les documents signés soient automatiquement supprimés des serveurs de votre fournisseur dès que la signature est terminée. Une installation locale ou un hébergement dédié vous permet d’avoir le contrôle exclusif de la durée de conservation des données applicable. Cela peut considérablement vous faciliter la tâche.
Optez pour un chiffrement des données
Le RGPD recommande vivement le chiffrement des données dans l’article 32. Le but étant d’assurer la sécurité des données personnelles, les informations que vous envoyez sont cryptées de manière à ce que seules les parties autorisées puissent y accéder. Pour garantir que seul le personnel autorisé peut accéder aux données tout au long du processus, le chiffrement des données doit être appliqué à la fois durant le stockage et la transmission des données. La solution de signature numérique cryptée peut vous garantir la confidentialité du contenu du document.